Thứ nhất: Chưa thông mục đích in brochure và một số chuẩn mực cơ bản nó cần phải đạt.

Sức mạnh bán hàng và giá trị thương hiệu của brochure có được khi nó được soạn và thiết kế đúng mức. Do đó hình ảnh của công ty bạn sẽ bị ảnh hưởng khi bạn vội vàng, không chau chuốt cho quyển brochure của mình.  Các đơn vị thiết kế quảng cáo là những người chuyên nghiệp, tuy nhiên họ vẫn là những người ngoài cuộc khi tư vấn miễn phí cho bạn.  Họ không nắm bắt kế hoạch marketing, ngành hàng chủ lực, đối tượng khách hàng chủ yếu nào sẽ đọc brochure…

Tuần thứ nhất: nghiên cứu, tìm hiểu

Thu thập những brochure của những công ty khác, càng nhiều càng tốt, đặc biệt là những công ty lớn cùng lĩnh vực hoạt động với công ty bạn.

Một quyển brochure thường đạt được một cho đến cả ba những mục tiêu sau đây (càng nhiều trang chi phí in ấn càng đắt đấy nhé):Hình 2: Chuẩn bị in Catalogue, brochure như thế nào?

- Giới thiệu công ty. Chúng ta thường thấy nhất dạng này. Brochure “nhẹ” nhất là tờ A4 gấp 3, cho đến hạng “trung” khoảng 4 đến 6 tờ A4 luôn bìa. Trong đó ta thấy có lời giới thiệu công ty; giới thiệu lĩnh vực hoạt động hay ngành nghề kinh doanh, một số mặt hàng, sản phẩm và dịch vụ điển hình; những lời quảng cáo cũng như cam kết về chất lượng; thông tin liên hệ…

Bạn hãy suy nghĩ và tìm ra những ý tưởng và nội dung khác biệt, hấp dẫn hơn các đối thủ cạnh tranh. Nếu không có gì mới cũng đâu phải là bi kịch, vì có thể bạn kinh doanh những mặt hàng bình thường. Lúc đó bạn sẽ cho thiết kế brochure ấn tượng hơn, đẹp hơn, thời thượng hơn, dễ đọc hơn, giấy đẹp hơn… Ngoài ra không kém phần quan trọng, brochure này sẽ gởi cho ai và bằng cách nào.

- Thông báo, quảng bá cho khách hàng biết một điều gì đó đặc biệt. Những công ty lớn, đã có thương hiệu thường in brochure kiểu này. Vì họ đã chuẩn bị kỹ kế hoạch tiếp thị, brochure là một trong những phương tiện quảng cáo trong toàn bộ kế hoạch bán hàng của họ. Chẳng hạn, quyển brochure đó có thể giới thiệu về một cải tiến quan trọng sắp được tung ra cho dòng sản phẩm X đang có mặt trên thị trưởng, hay một chương trình khuyến mãi lớn với vô khối giải thưởng hấp dẫn v…v…

Bạn có sản phẩm hay dịch vụ gì đặc biệt không? Công ty bạn nhỏ thôi nhưng có làm được những brochure tương tự không? Có. Quá tốt! Vậy bạn hãy bắt đầu xem xét đến nhiều khía cạnh tâm lý khách hàng (người sẽ đọc brochure) cũng như khả năng tài chính của mình để cân nhắc xem nên làm brochure hướng sản phẩm hay brochure hướng thương hiệu hay cả hai (càng nhiều càng đắt đấy nhé!). Bạn cũng phải nhớ rằng người ta có nhu cầu trước (cần một sản phẩm hay dịch vụ gì đó) sau đó mới tìm cách có được nó (mua nó ở đâu, công ty nào làm). Qua ví dụ sau bạn sẽ hình dung sự chọn lựa của bạn dễ hơn.

Ví dụ 1: Nhà hàng X có món đặc sản là vịt quay và vịt tiềm. Bạn có thấy là hình chụp những con vịt quay béo ngậy và những tô mì vịt tiềm đầy thịt vịt đang bốc khói cùng với cách tuyển lựa nguyên liệu, chế biến món ăn sẽ làm cho bất cứ ai cũng ấn tượng, thèm thuồng, muốn ăn ngay phải không nào. Lúc đói rồi họ mới nuốt nổi những dòng chữ (tuy là ngắn gọn thôi) như nhà hàng X này do ông X mở ra, nằm ở đường Y, số điện thoại đặt hàng, mua 1 con vịt biếu một bộ lòng…

Ví dụ 2: Công ty A chuyên buôn bán các mặt hàng trong nhà bếp và nhà tắm. Có hai điểm bất lợi khiến brochure của bạn khó khác biệt so với hàng ngàn công ty khác cùng ngành.

Thương hiệu “A” của bạn không nổi tiếng. Vậy sao không thử “núp gió” sau các thương hiệu thành danh đang có trên thị trường, sau đó khách hàng sẽ “nhớ thêm” một thương hiệu nữa, thương hiệu của bạn.

Những mặt hàng bạn đang bán, khách hàng cũng có thể tìm được ở hàng hà sa số các cửa hàng khác. Vậy phải chọn một vài hình sản phẩm cao cấp nhất, hình càng sống động, càng thể hiện được mức sống đầy tiện nghi càng hay. Bạn lo rằng một vài sản phẩm sẽ không đủ thông tin? Bạn lại quên rằng đây là brochure chứ không phải catalog. Khách hàng tự nhiên suy nghĩ và liên tưởng đến những sản phẩm và dịch vụ có liên quan với nhau. Khi cần họ sẽ gọi hoặc tới showroom của bạn. Đó mới là kết quả bạn đang mong muốn.

- Hướng dẫn khách hàng về dịch vụ hay sản phẩm. Chúng ta thường bắt gặp những brochure như thế này khi đến những công ty kỹ thuật cao, trung tâm đào tạo, dịch vụ chăm sóc sức khỏe… nói chung là brochure của những công ty kinh doanh những mặt hàng và dịch vụ nhiều chất xám. Như vậy thế mạnh của những quyển brochure này là thông tin và kiến thức. Và nếu bạn trình bày hay, đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu của khách hàng thì brochure đã thành công hơn một nửa. Vấn đề còn lại là trao cho ai, và trao trong lúc nào.

Thứ hai: Lúng túng khi hình dung và viết nội dung cho brochure

Khi bạn đã xác định rõ ràng mục đích của brochure rồi thì chúng tôi nghĩ phần soạn nội dung không còn khó khăn nữa. Có hai điều bạn phải nhớ trước để khỏi rối:

- Làm sao cho brochure có sức hấp dẫn, có cá tính là việc của nhân viên đồ họa.
- Lúc này bạn chỉ “viết chữ” thôi, brochure đâu có hoàn chỉnh ngay đâu. Từ những nội dung được bạn soạn sẵn, những nhân viên thiết kế quảng cáo sẽ dễ dàng hơn đưa ra kiểu trình bày phù hợp. Bạn cũng biết đấy, người chuyên làm thiết kế đồ họa không thích làm việc với “chữ nghĩa”, cho nên khi bạn không chuẩn bị trước, hai bên sẽ mất rất nhiều thời gian để hiểu được ý đồ của nhau.

Tuần thứ 2: Phác thảo

- Liệt kê tất cả những ý cần trình bày. Bạn nên giới hạn không quá 5 nội dung chính, trong đó mỗi đoạn nhỏ không nên quá 200 từ (khoảng 10 dòng của trang giấy A4). Thông thường, cấu trúc nội dung brochure có phần chính sau:
o Bạn là ai, làm gì?
o Lời nhắn gởi đến khách hàng, Vd: slogan, ưu điểm nổi bật hay cam kết chất lượng…
o Sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu, thế mạnh công nghệ
o Thành tích, kinh nghiệm
o Thông tin liên hệ, nếu cụ thể cho từng nhu cầu càng tốt

-  Nếu bạn không có nhiều thành tích để “phô trương” thì bạn có thể chuyển hướng sang chú trọng hình ảnh (hình sản phẩm và hình trang trí). Đồng thời những thương hiệu tiếng tăm (thể hiện trên brochure bằng logo của họ) cũng thu hút khách hàng quan tâm đến công ty của bạn.

-  Chọn người phụ trách chính để làm việc với đơn vị thiết kế.

Thứ ba: Cắt giảm chi phí quá thấp

Không nên tiết kiệm số trang in và độ dầy của giấy. Nếu không thì brochure của bạn sẽ trở nên giống mấy tờ quảng cáo trên báo.

Các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp luôn tính phí cho dịch vụ thiết kế mỹ thuật và những ý tưởng sáng tạo của họ.

Tuần 3: Chọn đơn vị thiết kế

- Yêu cầu bên thiết kế cho bạn xem những sản phẩm họ đã thực hiện. Tuy đây là yêu cầu chính đáng và rất cần thiết nhưng bạn cũng nên nhớ rằng công ty quảng cáo lớn hay nhỏ không quyết định khả năng sáng tạo và tay nghề của nhân viên thiết kế.

- Gởi bản phác thảo nội dung brochure, yêu cầu về chất lượng in ấn, kích thước brochure cho những đơn vị này và yêu cầu họ báo giá và kế hoạch làm việc để hai bên cùng phối hợp.

- Khi quy cách brochure cùng như nhau, bạn cân nhắc những điểm dưới đây để chọn ra đơn vị thiết kế ưng ý:
o Những ấn phẩm họ đã thực hiện theo bạn đã đẹp chưa, có đáp ứng những tiêu chí cơ bản của brochure không? Bạn có thấy lỗi thường gặp trong những sản phẩm của họ không?
o Phí thiết kế và phí ứng trước để thiết kế mẫu. Bạn đừng nên tiếc những khoản chi phí ứng trước để có bản thiết kế ban đầu. Với khoảng chừng từ 20% đến 30% chi phí thiết kế nhưng nó rút ngắn thời gian làm việc đáng kể. Trong vài ngày đầu, công việc của bạn đã hoàn thành hơn 60%. Đặc biệt bạn sẽ chọn đúng đơn vị thiết kế cho mình.

Thứ tư: Tự cho mình là graphic designer

Hầu hết những graphic designer không thích có người ngồi bên cạnh chỉ phải làm cái này làm cái kia. Bởi vì họ là những người thiết kế và sáng tạo chuyên nghiệp chứ không phải thợ vẽ.

Nếu bạn đã nắm rõ mục đích thiết kế brochure, những tiêu chí nó cần phải có và hơn nữa nội dung mà bạn phác thảo đã tương đối rõ ràng thì bạn nên tin tưởng vào công việc của các nhân viên thiết kế. Những trường hợp đáng tiếc này đa số chỉ xảy ra khi khách hàng chưa chuẩn bị kỹ lưỡng.

Đặc biệt có một điểm quan trọng không kém, thì giờ bạn tới lui ngốn hết bao nhiêu tiền trong khi bạn có thể trả một khoản chi phí nhỏ ban đầu để công việc trôi chảy hơn.